Evidence a odbavení návštěv

Elektronická kniha návštěv. Návštěvy se odbaví samy.

Q: Jak se hostitel dozví, že jeho host dorazil?

Terminál hostiteli pošle upozornění přes MS Teams, e-mail nebo SMS. Návštěva může hostiteli zavolat i přímo z terminálu.

Návštěvu pozvete z Outlooku, Google kalendáře nebo MS Teams. Hostitel hned ví, že dorazila.

Domluvit ukázku

Terminál aReception na recepčním pultu u vstupních dveří ve SCHOTT v Lanškrouně

Důvěřuje nám 70+ areálů

Jak to dnes chodí

Kdo přišel? A za kým?

Návštěvy se zapisují do sešitu. Recepce přepisuje údaje, volá hostitelům a rozdává karty. Když má recepce plno nebo je zavřeno, návštěvy čekají.

S aReception se návštěvy odbaví samy a každá návštěva zůstane v záznamu.

Průběh návštěvy

Pět kroků od pozvánky po odchod

01
Krok 1
Pozvěte návštěvu
Pozvete ji z Outlooku, Google kalendáře, MS Teams nebo z portálu. Návštěva dostane QR kód. Bez pozvánky se zaregistruje na terminálu.
02
Krok 2
Odbaví se na terminálu
Návštěva načte QR kód z pozvánky nebo zadá jméno, ve svém jazyce. Na recepci nikdo nic nepřepisuje.
03
Krok 3
Podepíše, co váš provoz vyžaduje
Co návštěva podepíše, záleží na nastavení: pravidla areálu, NDA nebo souhlas se zpracováním osobních údajů. Dokumenty se uloží automaticky.
04
Krok 4
Hostitel dostane zprávu
Hostitel dostane upozornění přes MS Teams, e‑mail nebo SMS. Podle nastavení terminál návštěvě vytiskne samolepicí štítek, nebo vydá přístupovou kartu.
05
Krok 5
Odchod se zaznamená
Záleží na nastavení: návštěva se odhlásí na terminálu, odhlásíte ji jedním klikem v portálu, nebo odchod zaznamená napojený turniket.

Kanceláře a business centra

Jeden terminál pro všechny firmy v budově

Víc nájemců, jeden terminál

Každý nájemce má vlastní postup odbavení, otevírací dobu a příjemce zpráv.

Nájemce zve sám

V portálu má své uživatele a pozvánky posílá sám.

Když hostitel nezvedá

Záleží na nastavení: terminál zavolá dalšímu kontaktu nájemce nebo na back office, nebo pošle SMS hostiteli či dalšímu kontaktu.

Mimo provozní dobu recepce

Recepční zůstává. Terminál ji zastoupí mimo provozní dobu i ve chvíli, kdy chybí.

Přehled a záznamy

Přehled o návštěvách. Každá návštěva v záznamu.

Kdo je právě v areáluAktuální přehled přítomných i jmenný seznam pro evakuaci.
Kdo dnes přijdePozvané návštěvy, jejich hostitelé a čas příchodu.
Co která návštěva podepsalaPodepsané dokumenty a záznamy o vstupech dohledáte na několik kliknutí.

Přehled osob v areálu v portálu aReception

Výsledky zákazníků

Výsledky z provozu

350+návštěv měsíčně
Nájemní budova pro víc firem v Praze 4. Terminál návštěvu odbaví a výtah ji doveze jen do patra nájemce.
Antal Business CentrePřečíst případovou studii
3budovy, jedna recepce
Business park v Brně. Bezkontaktní vstup přes QR a NFC napříč celým areálem.
Purkyňka Business ParkPřečíst případovou studii
24/7obsluha návštěv
Technologická firma v Ostravě. Terminál spojí návštěvu po telefonu s hostitelem a otevře jí dveře.
ELVACPřečíst případovou studii

Všechny případové studie

Nasazení

Připravíme terminál pro vaši recepci

Plán Basic je přednastavený. V plánech Premium a Enterprise společně nastavíme kroky odbavení, jazyky a dokumenty k podpisu. Terminálu stačí internet. Bez napojení nepotřebuje přístup do vaší interní sítě, s napojením jen k napojenému systému. Licence zahrnuje aktualizace a dohled nad provozem.

Terminál aReception u vstupu do budovy ELVAC

Jaromír DrozdekProvozní ředitel, ELVAC a. s.

Vybrali jsme si aReception, abychom zmodernizovali a zautomatizovali náš vstup. Potřebovali jsme multi‑tenant workflow s pravidly pro jednotlivé nájemce a ovládáním výtahu.

Lukáš ProcházkaVedoucí kontrolingu, Antal Business Centre

Pavla BolackáH&S Manager, Model Obaly a. s.

Otázky a odpovědi

Časté otázky

Potřebuje návštěva pozvánku?

Ne. Pozvaná návštěva načte QR kód. Kdokoli jiný se zaregistruje na terminálu a zadá, za kým jde.

Jak se hostitel dozví, že jeho host dorazil?

Terminál hostiteli pošle upozornění přes MS Teams, e‑mail nebo SMS. Návštěva může hostiteli zavolat i přímo z terminálu.

Co když návštěva nemluví česky?

Rozhraní terminálu je v 50+ jazycích. Dokumenty dodáte v jazycích, které u vás potřebujete.

Co je elektronická kniha návštěv?

Elektronická kniha návštěv nahradí papírový sešit na recepci nebo vrátnici. Pozvánku pošlete z kalendáře nebo z portálu a návštěva v ní dostane QR kód. Na terminálu se ve svém jazyce odbaví sama: načte kód z pozvánky, nebo zadá jméno a to, za kým jde. Co při odbavení podepíše, záleží na nastavení: třeba pravidla areálu, NDA nebo souhlas se zpracováním osobních údajů. Hostitel hned ví, že návštěva dorazila. Záznam o návštěvě i podepsané dokumenty se uloží do portálu. V něm vidíte, kdo je právě v areálu, kdo dnes přijde a co která návštěva podepsala.

Kolik to stojí?

Software pro jeden terminál stojí od 4 990 Kč měsíčně při roční platbě, v přednastaveném plánu Basic. Tisk štítků, výdej karet, sken dokladu a otevírání dveří a výtahů přes relé jsou v plánu Enterprise. Od plánu Premium má každá firma v budově vlastní postup odbavení. Terminál se platí zvlášť a zůstává ve vašem majetku. Podrobnosti jsou v ceníku.

Kde jsou uložená data?

V Google Cloudu, v datových centrech v Evropské unii. Data jsou šifrovaná a pravidelně zálohovaná. Systém je připravený na GDPR a sami si nastavíte, jak dlouho záznamy uchováváte.