Zaměstnanci na kartu, dodavatelé do knihy návštěv: co jsme viděli v 94 provozech

Ranní směna přichází na vrátnici

Šest dvacet ráno, nastupuje ranní směna. Zaměstnanci pípnou kartou na turniketu a docházka o nich ví. U okénka vrátnice mezitím stojí technik externí firmy, který přijel opravit lis. Vrátný mu podá knihu návštěv a technik do ní napíše jméno, firmu a čas příchodu. Podepíše se, dostane kartičku a jde do haly, kde nikdy nebyl.

Pro BOZP manažera je to běžný den. Evidence zaměstnanců funguje a zápis na vrátnici tu byl vždycky. Na hovorech často slyšíme, že je všechno ještě pořád papírově. Chtěli jsme vědět, jak častý ten stav je.

Co jsme viděli v 94 provozech

Prošli jsme nahrané obchodní hovory s 94 výrobními a logistickými provozy, od února 2025 do 9. října 2026. U 64 z nich víme, jak evidují zaměstnance i návštěvy. Z těchto 64 provozů:

• 97 % má pro zaměstnance elektronický vstup,
• 66 % zapisuje návštěvy a externisty na papír nebo do Excelu,
• 62 % má obojí naráz: zaměstnanci procházejí na kartu, dodavatelé a návštěvy se zapisují ručně.

Návštěvy těchto provozů eviduje papírová kniha v 61 %, koupený systém v 25 %, vlastní aplikace v 6 % a Excel v 5 %. Ve 3 % se nezapisují vůbec.

Na vstupu sedí vrátný nebo ostraha u 49 z 61 provozů, kde to víme. Typický provoz přijme 15 externích osob denně (medián z 31 provozů).

Jak jsme počítali: každý provoz jsme zařadili podle celého přepisu hovoru a ke každé hodnotě máme větu zákazníka. Vzorek není reprezentativní, většinu provozů jsme oslovili sami a šlo o obchodní hovory, ne o průzkum. Čísla ukazují, co vidíme u vstupů, ne statistiku celého trhu.

Co ukazují studie ze zahraničí

Podobné průzkumy vznikají hlavně v USA. Oba níže uvedené průzkumy vznikly s firmou FacilityOS, americkým dodavatelem softwaru pro evidenci návštěv:

• Studie ASIS International vydaná s firmou FacilityOS, 2026: 637 bezpečnostních manažerů z celého světa, z výroby jen 7 %. Návštěvy v softwaru eviduje 60 %, na papíře nebo v tabulce 23 %.
• Průzkum EHSLeaders pro firmu FacilityOS, 2026: 114 odborníků na BOZP z výroby, chemie, stavebnictví, logistiky a dalších oborů. Externí osoby zapisuje do papírové knihy 40 %, do softwaru 25 %.

Každá studie se ptá jinak, takže čísla jdou srovnat jen orientačně. Rozdíl je ale vidět. Bezpečnostní manažeři napříč obory mají návštěvy většinou v softwaru. Kde se ptali lidí z BOZP, vede papír, a v našich hovorech s výrobou vede ještě výrazněji.

Proč na tom záleží, až se něco stane

Dokud se nic neděje, zápis na papír stačí. Zůstávají v něm ale právě lidé, kteří areál a jeho rizika znají nejméně: technik u lisu, svářeč na střeše haly, elektrikář v rozvodně.

Při evakuaci mají mistři vlastní lidi v docházce. Kdo z externích je ještě uvnitř, ví jen kniha na vrátnici, a ta zůstala za nimi. Když se pracovník dodavatele zraní, hledá se podpis pod školením v šanonu. Na hovoru ze slévárny to zaznělo takto: „Je sice hezké, že ten papír dostane, ale nikde nemáme důkaz, že ho skutečně dostal.“

Pro zaměstnance mají provozy odpověď v docházce. Pro lidi, kteří areál neznají, ji drží papír na vrátnici.