Výměna rizik se neztrácí při podpisu, ale v e‑mailech po něm

Týden před auditem

Za týden přijde interní audit a BOZP manažer prochází zakázky externích firem za poslední rok. Údržba lisů, revize rozvaděčů, firma, která opravovala střechu. Rizika závodu jim odešla e‑mailem a dodavatel je vrátil naskenovaná a podepsaná. Jenže komu? Mistrovi, který zakázku objednal. Nákupu. Kolegovi, který je teď na dovolené. Jedna verze leží v šanonu na vrátnici, u další nikdo neví, jestli vůbec přišla zpátky. Dohledávání zabere pár dní, které v týdnu před auditem nikdo nemá.

Takhle nám to popisují BOZP manažeři ze závodů, se kterými mluvíme. Jeden to shrnul přesně: „teď je to spíš takové nepředávání rizik“. Výměnu rizik přitom udělali a nikdo nic nezanedbal. Jen ji teď nemůžou ukázat.

Výměna rizik se neztrácí při podpisu, ale po něm

Skoro každý závod, se kterým mluvíme, výměnu rizik s dodavateli dělá. Dodavatel rizika závodu dostane, popíše rizika své práce a podepíše. Potíž začíná až potom. Každá výměna jde jinou cestou: e‑mailem toho, kdo práci objednal, jako příloha, jako sken, jako papír v obálce. Kolik lidí objednává práce externích firem, tolik míst je, kde podepsaná verze může ležet.

Audit přitom nechce záznamy hned. Chce je dobré: podepsané oběma stranami, ke konkrétní zakázce a ve verzi rizik, která tehdy platila. Když závod mezitím přidal linku a rizika přepsal, z e‑mailu se už nepozná, kterou verzi dodavatel potvrdil.

Proto nepomůže přísnější pokyn, ať si každý výměnu někam uloží. Pomůže jedna cesta pro všechny: dodavatel výměnu vyřídí na jednom místě, ať práci objednal kdokoli, a podepsaná verze se uloží tam, kde ji BOZP manažer najde.

Jak to dělají v Model Obaly

Do závodu Model Obaly v Opavě chodí celý den dodavatelé, externisté i auditoři. Každý dodavatel potřebuje vyřídit výměnu rizik. Dnes ji vyřídí online ještě před příjezdem, spolu se školením BOZP s podpisem. Dodavatel bez platné výměny rizik nedostane aktivní kartu. Ke každé kontrole má závod kompletní elektronickou auditní stopu.

„Dodavatelé i jejich pracovníci teď projdou výměnou rizik a podepíšou školení BOZP ještě před vstupem do areálu,“ říká Pavla Bolacká, H&S Manager v Model Obaly. Celý postup popisuje případová studie Model Obaly.

Kdy to stačí

Kam přijde pár dodavatelů ročně a všechno objednává jeden člověk, tam šanon stačí. Podepsaná verze má jen jednu cestu. Výměna rizik se začne ztrácet tam, kde práce objednává údržba, energetika i výroba, každá zvlášť. Často na to jako první upozorní interní audit. Jednomu BOZP manažerovi doporučil dělat výměnu rizik online místo na papíře. Pak už nejde o lepší šanon, ale o jednu cestu pro každou výměnu.