Kanceláře Purkyňka vlastní a spravují společnosti Nemovitosti Fiala a PFM Group a.s., které působí na realitním trhu již více než dvě desetiletí. Tyto společnosti vlastní, pronajímají a spravují budovy Purkyňka, které se skládají ze tří objektů umístěných na Purkyňově ulici – ulici, která celému komplexu dala jméno.
Mimo komplex Purkyňka dohlížejí tyto společnosti na širokou škálu dalších projektů a developerských aktivit. Pomáhají s návrhem a výstavbou nových budov, spravují nejen své vlastní nemovitosti a zelené plochy, ale také aktivně vyhledávají nové developerské příležitosti. Nabízejí rovněž pronájem komerčních prostor, což je i případ komplexu Purkyňka.
Recepce byla dostupná pouze během pracovní doby, bez možnosti odbavení návštěvníků mimo pracovní hodiny nebo mimo hlavní budovu.
Absence, změny personálu a jazykové bariéry komplikovaly provoz recepce a snižovaly kvalitu služeb.
V některých částech budov nebyl k dispozici prostor pro recepci — nebylo tedy možné zřídit plnohodnotné kontaktní místo.
V komplexu Purkyňka zajišťuje digitální recepční Rona nepřetržité samoobslužné odbavení návštěvníků 24/7, bezpečnostní potvrzení, směrování k nájemcům, QR/NFC průkazy pro kontrolu vstupu do prostoru a výtahů, vícejazyčné odpovědi s pomocí AI a vzdálené aktualizace — čímž snižuje fronty i provozní náklady. (Toto nasazení zároveň ukazuje praktické funkce chytrého recepčního softwaru, které jsou cenné pro správce nemovitostí.)
Vedení kanceláří Purkyňka, s ohledem na moderní styl a směřování komplexu, původně zvažovalo částečnou či úplnou automatizaci odbavení návštěvníků. Alternativami bylo plné obsazení recepce personálem a vybudování odpovídajících recepčních prostor v budovách 97A a 97B, nebo kombinace těchto řešení.
Po důkladném zhodnocení všech aspektů se vedení kanceláří Purkyňka rozhodlo pro postupnou cestu k úplné automatizaci odbavení návštěvníků. V první fázi bylo řešení pro budovy 97A a 97B realizováno prostřednictvím terminálu aReception, bez nutnosti větších stavebních zásahů — zařízení bylo umístěno na stěnu oddělující veřejnou a soukromou část. Po zhruba deseti měsících úspěšného provozu následovala druhá fáze: plná automatizace recepce v budově 99.
Vedení Purkyňka Business Parku se rozhodlo implementovat AI terminál aReception, aby zmodernizovalo správu návštěv a snížilo provozní závislost na lidském personálu. Díky virtuální recepční Roně nyní areál nabízí automatizované nepřetržité odbavení návštěvníků 24/7, bezpečnostní potvrzení, přístup k výtahům a odbavení kurýrů — a to bez potřeby stálého recepčního personálu.
Toto inovativní řešení přináší nejen vyšší efektivitu a úsporu nákladů, ale také posiluje technologickou prestiž Purkyňka Business Parku. Z výhod těží jak nájemci, tak návštěvníci díky profesionálnímu prvnímu dojmu, zatímco správa objektu ocení flexibilitu a škálovatelnost digitální recepce, která se plynule přizpůsobuje každodennímu provozu.
V rámci zvoleného řešení byl první terminál pro odbavení návštěvníků umístěn do společného atria budov 97A a 97B. Jelikož zde chyběl tradiční prostor pro recepci, terminál byl nainstalován vedle uzamčených dveří oddělujících veřejné a soukromé prostory. Díky tomu byly potřebné jen minimální stavební úpravy — připevnění zařízení na stěnu a připojení elektřiny a kabelového internetu.
Terminál je vybaven dynamickým avatarem s realistickými mimickými projevy — virtuální recepční, která dokáže přirozeně komunikovat s návštěvníky prostřednictvím hlasu i dotyku. Terminál je zároveň napojen na zámek sousedních dveří a na systém výtahů umístěných za nimi.
V další fázi byl do recepčního prostoru budovy 99 umístěn druhý terminál. Ten zajišťuje odbavení návštěvníků nejen pro samotnou budovu 99, ale i pro společnosti sídlící v přilehlých objektech.
Interakce s terminálem probíhá následovně: když se návštěvník přiblíží k terminálu, zařízení se buď automaticky aktivuje detekcí osoby pomocí kamery, nebo je spuštěno dotykem návštěvníka. Avatar poté požádá o uvedení důvodu návštěvy. Návštěvník může komunikovat buď hlasem („Mám schůzku s panem Novákem“), nebo pomocí dotykových tlačítek pod avatarem. Díky tomu je systém přístupný i návštěvníkům se sluchovým postižením, kteří nemohou využít hlasovou komunikaci.
Odbavení návštěvníků je nejčastěji využívaným scénářem, který aReception v kancelářích Purkyňka poskytuje. Návštěvník sdělí virtuální recepční, zda přichází na schůzku, a uvede název společnosti nebo konkrétní osobu, za kterou jde — buď přímo v reakci na úvodní dotaz („Mám schůzku s panem Novákem“), nebo je na název společnosti/osobu dotázán později, pokud ji neuvede. Následně návštěvník potvrdí svou volbu z předdefinovaného seznamu kontaktů (což zároveň řeší situace, kdy má více osob stejné příjmení).
Návštěvník si následně vybere, zda chce být okamžitě telefonicky propojen s firmou či osobou, za kterou přichází, nebo zda mu postačí navigace do příslušné kanceláře či firemních prostor.
Pokud si návštěvník zvolí propojení, recepční uskuteční hovor (podle nastavení dané společnosti pro tento kontakt). Pokud oslovená osoba hovor přijme a potvrdí schůzku, návštěva je zaregistrována a návštěvník získá přístup. U některých společností je navíc možné odemknout konkrétní výtah, který návštěvníka doveze přímo do správného patra. Při využití výtahu je návštěvník informován, do kterého patra má jet, a tlačítko pro toto patro se automaticky aktivuje. Pokud kontaktní osoba není dostupná (např. hovor odmítne nebo jej nepřijme), recepční kontaktuje záložní osobu z předdefinovaného seznamu, která může původní kontakt zastoupit.
Zaměstnanci kanceláří Purkyňka mohou návštěvníky pozvat předem jednoduše vytvořením schůzky ve svém běžném kalendáři (např. Outlook) a přidáním virtuální recepční do pozvánky. Recepční pozvánku obdrží a automaticky vygeneruje a odešle návštěvníkovi unikátní pozvánku včetně vstupního QR kódu. Díky tomuto QR kódu se může návštěvník odbavit okamžitě po příchodu (např. otevřením kódu v telefonu a jeho naskenováním u virtuální recepční). Odpadá tak nutnost ručního informování hostitele — systém jej kontaktuje automaticky. Zbytek procesu probíhá obdobně jako u neohlášených návštěv.
Pokud návštěvník dorazí do jiné budovy, než ve které se nachází daná společnost, recepční mu poskytne kompletní navigační plán k cíli nebo jej nejprve nasměruje k jinému terminálu, kde se následně podle situace řeší odemknutí dveří či přístup do výtahu.
Virtuální recepční může návštěvníkům na vyžádání poskytnout i další důležité informace — například o společnostech sídlících v kancelářích Purkyňka, možnostech parkování, provozních detailech a dalších záležitostech.
Virtuální recepční umí na vyžádání nabídnout praktické informace pro orientaci v kancelářských budovách a dokonce zobrazit mapu areálu, aby byla navigace ještě jednodušší.
Virtuální recepční se postará i o kurýry a doručovatele zásilek pro společnosti v kancelářích Purkyňka. Standardně je kontaktována odpovědná osoba, která kurýrovi buď umožní přístup do neveřejné části budovy, nebo si zásilku převezme osobně. U menších dodávek, kdy kontaktní osoba není přítomna nebo mimo pracovní dobu, recepční kurýra jednoduše navede k vyhrazeným boxům pro jednotlivé firmy v blízkosti atria.
Pokročilá AI umožňuje terminálu porozumět záměru návštěvníka a odpovědět přiměřeně účelu jeho cesty — ať už návštěvník řekne přímo „Mám schůzku s panem Novákem“, nebo nepřímo „Hledám pana Nováka“.
Informace a navigační pokyny lze průběžně aktualizovat, měnit a rozšiřovat bez nutnosti složité rekonstrukce či dokonce reinstalace systému nebo terminálu. Pro tento účel mají klienti k dispozici webové rozhraní, kde mohou informace snadno spravovat. Proces je intuitivní — aktualizace se zadávají ve formě pokynů virtuální recepční, podobně jako by je člověk sděloval živé recepční. Na základě statistik dotazů, na které systém zatím neměl odpověď, je pak možné odhalit chybějící informace či destinace a doplnit je podle reálného provozu a skutečných dotazů návštěvníků.
Terminál přirozeně zvládá vícejazyčnou komunikaci — v tomto případě především v češtině a angličtině. Výchozím jazykem je čeština, ale jakmile návštěvník promluví anglicky, avatar to automaticky rozpozná a okamžitě přepne do anglické komunikace.
Terminál nejprve běžel v pilotním provozu přímo v kanceláři klienta po dobu zhruba šesti měsíců. Poté byla v první fázi, přibližně měsíc po podpisu finální smlouvy, instalována první jednotka ve vstupním prostoru budov 97A a 97B. V dubnu 2024 byla recepce spuštěna do pilotního provozu a od května 2024 již funguje v plném režimu.
Ve druhé fázi, přibližně rok po spuštění prvního terminálu, byl instalován další terminál v budově 99 a okamžitě uveden do pilotního provozu, který po dobu 14 dní probíhal pod dohledem živé recepční, než byl přepnut do plně autonomního režimu. Nejnáročnější částí této fáze byla příprava mapových podkladů pro navigaci a schvalování jednotlivých scénářů s nájemci budovy.
Obsah a nastavení terminálu se dají pohodlně spravat pomocí nepřetržitě dostupné webové aplikace. Klienti zde mohou jednoduše aktualizovat informace, přidávat destinace, sledovat využití a rozšiřovat scénáře na základě nezodpovězených dotazů. Do rozhraní mají plný přístup. Na rozdíl od lidského personálu se informace nikdy neztratí ani neznepřehlední při personálních změnách — virtuální avatar je k dispozici vždy.
Terminál je od základu vícejazyčný — jazyk lze přepnout dotykem, nebo se automaticky přizpůsobí, jakmile rozpozná, že návštěvník hovoří jiným jazykem.
Na rozdíl od klasické recepce obsluhované lidmi jsou všechny informace i komunikace připraveny ve více jazycích — bez nutnosti spoléhat na jazykové znalosti personálu.
Terminál je navržen pro nepřetržitý provoz 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Díky tomu jsou informace vždy dostupné bez ohledu na pracovní dobu nebo směny personálu. V kancelářích Purkyňka zajišťují terminály provoz recepce od 6:00 do 22:00, mimo tuto dobu přecházejí do úsporného režimu.
V případě potřeby lze snadno nasadit další terminály i na jiná frekventovaná či klíčová místa v rámci komplexu, aby poskytovaly navigaci a informace návštěvníkům, kteří nevstupují přes hlavní vchod. Nový terminál okamžitě přebírá stávající databázi, takže není nutné jej znovu zaučovat ani složitě konfigurovat — na rozdíl od lidského personálu recepce.
The implementation of the aReception solution brought the following specific benefitd:
AI recepční Rona zcela zmodernizovala způsob, jakým odbavujeme návštěvníky v Purkyňka Business Parku. To, co dříve záviselo na recepčním personálu a omezené pracovní době, je nyní dostupné 24/7 – od odbavení návštěvníků a bezpečnostních potvrzení přes přístup k výtahům až po odbavení kurýrů. Řešení nejen zvyšuje bezpečnost a efektivitu, ale také poskytuje profesionální první dojem pro naše nájemce i jejich hosty.
Oceňujeme zejména flexibilitu a škálovatelnost systému a také to, že se bez problémů integruje s našimi každodenními činnostmi. Podpůrný tým byl po celou dobu proaktivní, rychlý a maximálně profesionální během celého procesu implementace.
Radek Fiala
PFM Group Management
Seznamte se s Ronou, Vaší AI recepční v Purkyňka Business Parku
AI recepční je moderní digitální řešení, které automatizuje správu návštěv, odbavení i přístupové systémy. V Purkyňka Business Parku návštěvníky vítá AI avatar „Rona“, který se postará o bezpečnostní potvrzení, vydávání výtahových pasů i upozornění hostitelů — a to vše zcela bez potřeby lidského personálu.
AI recepční funguje nepřetržitě 24/7, takže návštěvníci i kurýři mohou být vždy odbaveni. Zajišťuje bezpečnou správu přístupů, eviduje návštěvy a snižuje závislost na manuální práci recepčního personálu. Díky tomu zvyšuje jak efektivitu, tak bezpečnost budovy.
Ano. V Purkyňka Business Parku je AI recepční Rona napojena na výtahy a přístupové body, což umožňuje plynulé nasměrování návštěvníků do správného patra nebo k nájemci. Podporuje také odbavení kurýrů a doručování zásilek.
Mezi hlavní přínosy patří úspora nákladů, prodloužená recepční doba nad rámec běžné pracovní doby, vyšší prestiž díky pokročilým technologiím, flexibilita pro různé nájemce a lepší orientace návštěvníků díky navigačním mapám a pokynům.
Rádi vám ukážeme, jak automatizovaná recepce zvýší efektivitu i ve vašem provozu.
