Die Purkyňka Offices werden verwaltet von Nemovitosti Fiala und PFM Group a.s., Unternehmen, die seit mehr als zwei Jahrzehnten auf dem Immobilienmarkt tätig sind. Diese Unternehmen besitzen, vermieten und verwalten die Purkyňka-Gebäude, die aus drei Objekten in der Purkyňova-Straße bestehen – genau der Straße, die dem Komplex seinen Namen gab.
Über Purkyňka hinaus betreuen diese Unternehmen eine Vielzahl weiterer Projekte und Entwicklungen. Sie unterstützen bei designing and constructing new buildings, manage not only their own Eigenschaften und Grünflächen, but also actively seek new Entwicklungsmöglichkeiten. Sie bieten auch gewerbliche Flächenvermietungen an, was genau der Fall des Purkyňka-Komplexes ist.
Der Empfang war nur während der Geschäftszeiten verfügbar, ohne Möglichkeit zum Besucher-Check-in außerhalb der Arbeitszeiten oder außerhalb des Hauptgebäudes.
Abwesenheiten, Personalwechsel und Sprachbarrieren erschwerten den Empfangsbetrieb und minderten die Servicequalität.
In einigen Teilen der Gebäude gab es keinen physischen Raum für einen Empfangsbereich — was die Einrichtung einer voll funktionsfähigen Anlaufstelle unmöglich machte.
Im Purkyňka wird die digitale Rezeption Rona delivers 24/7-Besucher-Self-Check-in, Sicherheitsbestätigungen, Mieter-Weiterleitung, QR-/NFC-Ausweise mit Aufzug-/Zutrittskontrolle, mehrsprachige KI-Q&A, und Fernupdates—reduziert Warteschlangen und Betriebskosten. (Dieser Einsatz zeigt auch die praktische Funktionen der intelligenten Empfangssoftware, wertvoll für Immobilienverwalter.)
Angesichts des modernen Stils und Ansatzes erwägte die Verwaltung der Purkyňka Offices zunächst eine teilweise oder vollständige Automatisierung des Besucher-Check-ins im Komplex. Weitere Optionen umfassten die vollständige Personalbesetzung des Empfangs und den Bau geeigneter Empfangseinrichtungen in den Gebäuden 97A und 97B oder eine Kombination dieser Ansätze.
Nach Bewertung aller Aspekte entschied sich die Verwaltung der Purkyňka Offices für eine schrittweise, vollständige Automatisierung des Besucher-Check-ins in zwei Phasen. In der ersten Phase wurde das Besuchermanagement für die Gebäude 97A und 97B mit einem automatisierten aReception-Terminal gelöst, ohne größere Bauarbeiten — das Terminal wurde an einer Wand zwischen öffentlichen und privaten Bereichen installiert. Nach Überprüfung der Systemleistung über ca. 10 Monate ging die Verwaltung zur zweiten Phase über, in der der Empfang in Gebäude 99 vollständig automatisiert wurde.
Die Verwaltung des Purkyňka Business Parks entschied sich für die Einführung der aReception KI-Terminal um das Besuchermanagement zu modernisieren und die betriebliche Abhängigkeit von menschlichem Personal zu reduzieren. Mit der virtuellen Rezeptionistin Rona, the site now provides automatisierte 24/7-Besucher-Check-ins, Sicherheitsbestätigungen, Aufzugszugang und Kurierabwicklung ohne ständiges Empfangspersonal.
Diese innovative Lösung gewährleistet nicht nur höhere Effizienz und Kosteneinsparungen, but also strengthens the technologisches Prestige des Purkyňka Business Parks. Sowohl Mieter als auch Besucher profitieren von einem professioneller erster Eindruck, während das Hausverwaltungsteam die Flexibilität und Skalierbarkeit einer digitalen Rezeption genießt, die sich nahtlos an den täglichen Betrieb anpasst.
Im Rahmen der gewählten Lösung wurde das erste Terminal für den Besucher-Check-in im gemeinsamen Atriumbereich der Gebäude 97A und 97B installiert. Da kein traditioneller Empfangsbereich vorhanden war, wurde das Terminal neben einer verschlossenen Tür zwischen öffentlichen und privaten Bereichen des Gebäudes platziert, was nur minimale bauliche Anpassungen erforderte (Wandmontage des Geräts und Anschluss von Strom und kabelgebundenem Internet).
Das Terminal verfügt über einen dynamischen Avatar mit realistischen Gesichtsausdrücken — eine virtuelle Rezeptionistin, die über Sprache und Touch natürlich mit Besuchern kommunizieren kann. Das Terminal ist außerdem mit dem Türschloss der angrenzenden Tür und dem dahinter liegenden Aufzugsystem verbunden.
In der nächsten Phase wurde ein zweites Terminal im Empfangsbereich von Gebäude 99 installiert, um den Check-in nicht nur für Besucher von Gebäude 99 selbst, sondern auch für Besucher der Unternehmen in benachbarten Gebäuden abzuwickeln.
Die Interaktion mit dem Terminal funktioniert wie folgt: Wenn sich ein Besucher dem Terminal nähert, aktiviert es sich entweder automatisch durch Personenerkennung über die Kamera oder wird durch Berührung des Besuchers aktiviert. Der Avatar bittet den Besucher dann, den Grund seines Besuchs anzugeben. Der Besucher kann entweder per Sprache („Ich habe ein Meeting mit Herrn Novák“) oder über die Touchscreen-Tasten unter dem Avatar kommunizieren. So ist das System auch für Besucher mit Hörbeeinträchtigungen zugänglich.
Der Besucher-Check-in ist das am häufigsten genutzte Szenario von aReception in den Purkyňka Offices. Ein Besucher teilt der virtuellen Rezeptionistin mit, ob er zu einem Meeting kommt, und nennt den Firmennamen oder die bestimmte Person, die er besucht — entweder direkt als Antwort auf die erste Frage („Ich habe ein Meeting mit Herrn Novák“) oder wird später nach dem Namen der Firma/Person gefragt. Der Besucher bestätigt dann seine Auswahl aus einer vordefinierten Kontaktliste (dies löst auch Fälle, in denen mehrere Personen denselben Nachnamen tragen).
Der Besucher kann dann wählen, ob er direkt telefonisch mit dem Unternehmen oder der Person verbunden werden möchte, die er besucht, oder ob er nur Navigationsinformationen zum betreffenden Büro oder Unternehmensbereich benötigt.
Wenn der Besucher verbunden werden möchte, stellt die Rezeptionistin die Verbindung her (abhängig von den Unternehmenseinstellungen für diesen Kontakt). Wenn die Person antwortet und das Meeting bestätigt, wird der Besuch registriert und dem Besucher Zugang gewährt. Bei einigen Unternehmen ist es auch möglich, einen bestimmten Aufzug freizuschalten, um den Besucher direkt zum richtigen Stockwerk zu bringen. Bei Aufzugnutzung wird der Besucher informiert, in welches Stockwerk er fahren soll, und die Taste für dieses Stockwerk wird automatisch aktiviert. Ist die Kontaktperson nicht erreichbar (z. B. lehnt ab oder antwortet nicht), ruft die Rezeptionistin einen Ersatzkontakt aus einer vordefinierten Liste an.
Mitarbeiter der Purkyňka Offices können Besucher im Voraus einladen, indem sie einfach ein Meeting in ihrem üblichen Kalender-Tool (z. B. Outlook) erstellen und die virtuelle Rezeptionistin zur Einladung hinzufügen. Die Rezeptionistin empfängt die Einladung und generiert und sendet automatisch eine individuelle Einladung an den Besucher, inklusive QR-Zugangscode. Mit diesem QR-Code kann der Besucher bei Ankunft sofort einchecken (z. B. durch Öffnen auf dem Handy und Scannen bei Aufforderung durch die virtuelle Rezeptionistin). Dies macht die manuelle Benachrichtigung des Gastgebers überflüssig — das System ruft den Gastgeber automatisch an. Der weitere Ablauf ist ähnlich wie bei unangekündigten Besuchen.
Wenn der Besucher an einem anderen Gebäude ankommt als dem, in dem sich das Unternehmen befindet, stellt die Rezeptionistin einen vollständigen Navigationsplan zum Zielort bereit oder leitet ihn zunächst zu einem anderen Terminal, wo dann je nach Situation die Türöffnung oder der Aufzugszugang geregelt wird.
Die virtuelle Rezeptionistin kann Besuchern auf Anfrage zusätzliche wichtige Informationen bereitstellen — beispielsweise über Unternehmen in den Purkyňka Offices, Parkmöglichkeiten, betriebliche Details und mehr.
Auf Anfrage kann die virtuelle Rezeptionistin wichtige Informationen zur Navigation in den Bürogebäuden bereitstellen oder sogar einen Lageplan der Räumlichkeiten für eine leichtere Orientierung anzeigen.
Die virtuelle Rezeptionistin kann auch Kuriere und Lieferpersonal abwickeln, die Pakete an Unternehmen in den Purkyňka Offices liefern. Derzeit wird die Lieferabwicklung durch Benachrichtigung der zuständigen Kontaktperson geregelt, die dem Kurier entweder Zugang zum nichtöffentlichen Bereich gewährt oder das Paket persönlich abholt. Bei kleineren Lieferungen, wenn die Kontaktperson nicht verfügbar ist oder außerhalb der Geschäftszeiten, weist die Rezeptionistin den Kurier an, das Paket in dafür vorgesehene Lieferboxen der einzelnen Unternehmen in der Nähe des Atriums zu legen.
Dank fortschrittlicher KI kann das Terminal die Absicht des Besuchers verstehen und angemessen auf den Zweck des Besuchs reagieren — unabhängig davon, ob der Besucher dies direkt („Ich habe ein Meeting mit Herrn Novák“) oder indirekt („Ich suche Herrn Novák.“) äußert.
Informationen und Navigationsanweisungen können fortlaufend aktualisiert, geändert und erweitert werden, ohne dass eine komplexe Neukonfiguration oder gar eine Neuinstallation des Systems oder Terminals erforderlich ist. Dafür steht den Kunden eine webbasierte Konfigurationsoberfläche zur Verfügung, auf der Informationen einfach aktualisiert werden können. Der Prozess ist intuitiv, da Aktualisierungen in Form von Anweisungen an die virtuelle Rezeptionistin eingegeben werden, genau wie man mit einer echten Rezeptionistin kommunizieren würde. Anhand von Abfragestatistiken, bei denen das System noch keine Antwort hatte, können fehlende Informationen oder Ziele identifiziert und auf Basis des realen Betriebs und tatsächlicher Besucheranfragen ergänzt werden.
Das Terminal unterstützt natürlicherweise das Verstehen und Beantworten in mehreren Sprachen — in diesem Fall sind die beiden Hauptsprachen Tschechisch und Englisch. Die Standardsprache ist Tschechisch, aber wenn ein Besucher Englisch spricht, erkennt der Avatar dies automatisch und wechselt zur englischen Kommunikation.
Ein Pilotbetrieb des Terminals wurde im Büro des Kunden für etwa sechs Monate gestartet. Anschließend wurde in der ersten Phase das erste Terminal im Eingangsbereich der Gebäude 97A und 97B installiert, etwa einen Monat nach Unterzeichnung des endgültigen Vertrags. Im April 2024 ging der Empfang in die Pilotbetriebsphase, und seit Mai 2024 läuft er im Vollbetrieb.
In der zweiten Phase, etwa ein Jahr nach Inbetriebnahme des ersten Terminals, wurde ein weiteres Terminal in Gebäude 99 installiert und sofort im Pilotmodus gestartet, wobei es 14 Tage lang unter Aufsicht einer menschlichen Rezeptionistin arbeitete, bevor es in den vollständig autonomen Betrieb wechselte. Der zeitaufwendigste Teil dieser Phase war die Erstellung von Kartendaten für die Navigation und die Abstimmung einzelner Szenarien mit den Mietern des Gebäudes.
Die Inhalte und Einstellungen des Terminals werden über eine durchgängig zugängliche Webanwendung verwaltet. Sie ermöglicht es Ihnen, Informationen zu aktualisieren, Ziele hinzuzufügen, die Nutzung zu überwachen und auf unbeantwortete Anfragen durch Hinzufügen neuer Szenarien zu reagieren. Der Kunde hat vollen Zugriff auf die Oberfläche. Anders als bei menschlichem Personal gehen Informationen bei Personalwechseln nie verloren oder bleiben undefiniert — der Avatar ist immer verfügbar.
Das Terminal ist von Natur aus mehrsprachig. Es ermöglicht den Sprachwechsel entweder per Touchbefehl oder automatisch, wenn es erkennt, dass ein Besucher eine andere Sprache spricht.
Im Gegensatz zu personell betriebenen Lösungen sind alle Informationen und Kommunikation vollständig in mehreren Sprachen vorbereitet, ohne auf die Sprachkenntnisse des Empfangspersonals angewiesen zu sein.
Das Terminal ist für den Dauerbetrieb 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche ausgelegt. Dies stellt sicher, dass Informationen unabhängig von Arbeitszeiten oder Personalplänen immer verfügbar sind. In den Purkyňka Offices betreiben die Terminals den Empfang zwischen 6:00 und 22:00 Uhr, während sie außerhalb dieser Zeiten in den Energiesparmodus wechseln.
Bei Bedarf können zusätzliche Terminals einfach an anderen stark frequentierten oder wichtigen Standorten innerhalb des Komplexes eingesetzt werden, um Navigation und Informationen für Besucher bereitzustellen, die nicht durch den zentralen Eingang kommen. Ein neues Terminal übernimmt sofort die bestehende Datenbank, sodass im Gegensatz zu menschlichem Empfangspersonal keine Nachschulung oder Neukonfiguration erforderlich ist.
Die Implementierung der aReception-Lösung brachte folgende spezifische Vorteile:
Die KI-Empfangsdame Rona hat vollständig die Art und Weise modernisiert, wie wir Besucher empfangen at Purkyňka Business Park. What used to depend on Empfangspersonal und begrenzte Bürozeiten ist jetzt verfügbar 24/7 – from visitor check-in und Sicherheitsbestätigungen bis Aufzugszugang und Kurier-Bearbeitung. The solution not only improves Sicherheit und Effizienz sondern bietet auch ein professioneller erster Eindruck für unsere Mieter und ihre guests.
Wir legen großen Wert auf die Flexibilität und scalability of the system, as well as the fact that it integriert sich nahtlos mit unserem täglicher Betrieb. Der Support-Team was proaktiv, schnell und professionell über das gesamte implementation process.
Radek Fiala
PFM Group Management
Lernen Sie Rona kennen, Ihr KI-Empfangssystem im Purkyňka Business Park
Ein KI-Empfangssystem ist eine digitale Rezeptionslösung, die Besuchermanagement, Check-ins und Zutrittskontrolle automatisiert. Im Purkyňka Business Park begrüßt der KI-Avatar „Rona“ Besucher, verwaltet Sicherheitsbestätigungen, gibt Aufzugszugänge aus und benachrichtigt Gastgeber — ganz ohne menschliches Personal.
Das KI-Empfangssystem arbeitet rund um die Uhr und stellt sicher, dass Besucher und Kuriere jederzeit abgefertigt werden können. Es bietet sicheres Zugangsmanagement, verfolgt Besucherprotokolle und reduziert die Abhängigkeit von manuellem Empfangspersonal. Dies verbessert sowohl die Effizienz als auch die Gebäudesicherheit.
Ja. Im Purkyňka Business Park ist die KI-Empfangsdame Rona mit Aufzügen und Zugangspunkten verbunden, was eine nahtlose Weiterleitung der Besucher zum richtigen Stockwerk oder Mieter ermöglicht. Sie unterstützt auch die Abwicklung von Kurieren und Lieferungen.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören Kosteneinsparungen, erweiterte Empfangszeiten über die regulären Bürozeiten hinaus, gesteigertes Prestige durch fortschrittliche Technologie, Flexibilität zur Anpassung an verschiedene Mieter sowie verbesserte Besucherorientierung mit Navigationskarten und Wegbeschreibungen.
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