Artifex, ehemals International Automotive Components (IAC), ist einer der Top-3-Zulieferer von Interieur-Komponenten für die Automobilindustrie weltweit. Das Unternehmen ist global in vier Regionen, Europa, Afrika, Asien, und Nordamerika, with 19.000 Mitarbeiter in 17 Ländern.
Artifex’ Standort in der Slowakei (Lozorno) umfasst Produktionsstätten und Büroräume. Der Industriestandort verfügt über ein automatisiertes Eingangssystem, doch das Besuchermanagement war bisher nicht optimal verwaltet worden.
Renovierung des Eingangsbereichs zum Bau einer Rezeption mit menschlichem Personal. Diese Lösung würde traditionellen Komfort für Besucher bieten und zumindest während der Kernarbeitszeiten Empfangsabdeckung gewährleisten, wobei alternative Regelungen für Außer-Stunden-Zeiten erforderlich wären (z. B. Schichtwechsel zwischen mehreren Empfangsmitarbeitern oder ein Ersatzkontakt). Zusätzlich müssten Abwesenheiten (durch Krankheit oder Urlaub) sowie Sprachanforderungen für den Umgang mit internationalen Besuchern gemanagt werden.
Renovierung und Installation des aReception-Terminals
Die Renovierung mit Installation des digitalen aReception-Empfangs bietet 24/7 Dauerbetrieb, automatisierte Besucher-Check-ins mit Sprach- und Touch-Interaktion, mehrsprachige Unterstützung (Tschechisch, Slowakisch, Englisch), Sicherheitsunterweisung mit elektronischer Unterschrift und Kartendruck, Navigationsunterstützung auf dem Gelände und erhebliche Kosteneinsparungen. Das System bietet zudem einfache Skalierbarkeit für zukünftige Erweiterungen.
Die Personalabteilung entschied sich für die Installation des aReception-Terminals aufgrund seiner Fähigkeit, eine menschliche Rezeptionistin vollständig zu ersetzen, automatisierte Besucher-Check-ins bereitzustellen und Betriebskosten zu minimieren. Die virtuelle Empfangsdame Monika optimiert nicht nur die Empfangsprozesse, sondern stärkt auch das technologische Ansehen der IAC Group und bietet Besuchern ein modernes und innovatives Erlebnis.
Im Rahmen der gewählten Lösung wurde der Eingangsbereich des IAC’s Hauptgebäudes angepasst, um einen prominenten Empfangstresen mit dem aReception-Terminals Der Terminal verfügt über einen dynamischen Avatar mit lebensechter Mimik, der eine virtuelle Empfangskraft simuliert, die natürlich mit Besuchern kommunizieren kann, sowohl per Sprach- als auch Textinteraktion.
Besucher nähern sich dem Terminal und aktivieren es per Berührung. Der Avatar fordert sie dann auf, den Zweck ihres Besuchs anzugeben. Besucher können entweder über Sprachbefehlen (z. B. “Ich bin hier für ein Treffen mit Herrn Novak”) oder durch Verwendung der Touchscreen-Schaltflächen unterhalb des Avatars. Diese Funktionalität gewährleistet Barrierefreiheit für Besucher mit Behinderungen, wie z. B. Hörgeschädigte.
Der Besucher-Check-in-Prozess ist eines der am häufigsten genutzten Szenarien, die von aReception bei IAC. Besucher informieren die virtuelle Rezeptionistin über ihr Meeting und nennen den Namen der Person, die sie besuchen. Dies kann entweder zu Beginn erwähnt oder später bei Aufforderung eingegeben werden. Besucher bestätigen ihre Auswahl aus einer vordefinierten Kontaktlisteab und löst potenzielle Probleme wie doppelte Namen.
Die Interaktion mit dem Terminal beginnt, wenn der Besucher sich nähert und es aktiviert durch Berühren des Bildschirms. Der Avatar fordert den Besucher auf den Zweck ihres Besuchs anzugeben. Besucher können entweder kommunizieren über Sprachbefehlen (z. B. “Ich bin hier für ein Treffen mit Herrn Novak”) oder durch Verwendung der Touchscreen-Schaltflächen unterhalb des Avatars platziert. Dies stellt sicher, dass das System für Besucher mit Behinderungen zugänglich ist, wie z. B. für Hörgeschädigte, die möglicherweise keine Sprachkommunikation nutzen können.
Nachdem der Besucher einen Kontakt ausgewählt hat, ruft die virtuelle Empfangskraft die betreffende Person an. Der Kontakt bestätigt seine Verfügbarkeit durch Tonwahl auf dem Telefon. Ist der Kontakt nicht erreichbar, ruft die Empfangskraft automatisch einen Ersatzkontakt aus dem Verzeichnis an, um sicherzustellen, dass der Besucher zeitnah betreut wird.
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Nach Bestätigung, dass der Besucher betreut wird, fordert die virtuelle Empfangskraft den Namen und die voraussichtliche Besuchsdaueran. Das Terminal zeigt dann die Sicherheitsprotokolle für die Bewegung innerhalb des Geländes. Der Besucher bestätigt sein Verständnis und seine Zustimmung durch direkte Unterschrift auf dem Touchscreen. Der unterzeichnete Sicherheitsunterweisungsprotokoll wird in IACs System für eine mögliche zukünftige Verwendung gespeichert.
Basierend auf den eingegebenen Informationen druckt das Terminal einen Besucherausweis, den der Besucher in einen bereitgestellten Halter steckt und während seines Aufenthalts auf dem Gelände sichtbar trägt.
Die virtuelle Empfangskraft kann zusätzliche Besucherfragen beantworten, wie z. B. Firmendetails, Parkinformationen, und Betriebsrichtlinien.
Auf Anfrage stellt die virtuelle Empfangskraft Navigationsinformationenbereit, oder zeigt eine Geländekarte für bessere Orientierung an.
Die virtuelle Rezeptionistin kann Kuriere unterstützen, die Pakete an IAC liefern. Der Prozess beinhaltet die Benachrichtigung der zuständigen Person zur Paketabholung. In Zukunft plant IAC, Paketfächern als Ergänzung der Empfangslösung.
Bewerber, die zu einem Vorstellungsgespräch kommen, werden direkt mit dem für ihre Agenda zuständigen HR-Mitarbeiter verbunden.
Das Terminal nutzt fortschrittliche KI-Fähigkeiten um die Absicht des Besuchers zu identifizieren und entsprechend dem Zweck seines Besuchs, ob ausgedrückt direkt oder indirekt ausgedrückt (z.B. “Ich suche Herrn Joe”).
Navigationsanweisungen und andere Daten können kontinuierlich aktualisiert, geändert oder erweitert werden ohne komplexe Neukonfiguration oder Systemneuinstallationen. Kunden haben Zugriff auf eine webbasierte Konfigurationsoberfläche, die Updates schnell und einfach macht.
Das Terminal bietet Verständnis und Antworten in mehreren Sprachen. Die Standardsprachen sind Slowakisch und Englisch, wobei Slowakisch als Primärsprache eingestellt ist. Der Avatar erkennt Englisch automatisch und wechselt nahtlos dorthin.
Wir haben uns vor allem wegen der Notwendigkeit für die aReception-Lösung entschieden, unseren Eingangsbereich zu modernisieren und zu automatisieren, was ein effizienteres Besuchermanagementsystem erforderte. Das System ermöglicht es uns, Besucher einfach zu verwalten, Zutrittskarten auszustellen und die Bewegung von Personen innerhalb unserer Räumlichkeiten vollständig zu überblicken.
Besonders schätzen wir die intuitive Benutzeroberfläche und die Zuverlässigkeit der gesamten Lösung sowie den professionellen Ansatz des Implementierungsteams, das bei Fragen oder Anliegen umgehend Unterstützung bietet.
Tomáš Ficek
HR Digital Transformation Leader
Gerne zeigen wir Ihnen, wie eine automatisierte Rezeption die Effizienz Ihrer Abläufe verbessern kann.
